Сроки хранения бухгалтерских документов в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения бухгалтерских документов в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? В среднем 5 лет, но продолжительность хранения зависит от типа документа. Точные сроки указаны в Налоговом кодексе и новом приказе Росархива, который вступил в силу 18.02.2020.
Кроме того, требования ФСБУ не распространяются на учет, который ведется в соответствии с требованиями иностранного законодательства, а также на налоговый и управленческий виды учета.
В-четвертых, на текущий момент ответственность за нарушение требования ФСБУ о хранении документов в России не определена. Принимая во внимание действующие нормы КоАП, организации теоретически могут быть привлечены к ответственности за такое нарушение:
- по ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» (состав правонарушения охватывает «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов»);
- или по ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Закона № 125-ФЗ). Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа.
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Первичный учетный документ следует составлять при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Стоит отметить, что в ходе разработки ФСБУ текст анализируемых выше положений претерпел существенные изменения. В проекте документа речь шла о том, что в России должны размещаться базы данных, в которых осуществляются «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета».
Владимир Коваленко, Эти выплаты делает на работодатель а ФСС. Соответственно, и одобрять либо отказывать вправе только они.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).
Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Минкультуры, утратил силу. На смену ему пришел Приказ Росархива, в котором некоторые сроки хранения документов в организации стали иными. Новый срок хранения документов в организации (таблица) приведен в нашей статье.
Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.
В НК РФ внесены поправки, которые изменяют требования к хранению данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Сроки хранения кадровых документов
Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет.
В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет.
Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.
Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность. Она подлежит аудиту.
Виновным лицом в такой ситуации является только кладовщик, отпустивший товар и допустивший злоупотребления, а не бухгалтер, который по представленным документам не мог выявить нарушения.
Компания «Архивариусъ» — оказываем профессиональные услуги по хранению, учету, сканированию архивных документов, систематизации документов организации в Москве.
Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.
ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы.
Конечно же, такие изменения прежде всего повлияют на российские организации, входящие в международные группы компаний (МГК).
Дополнительно стоить отметить, что локализация баз данных также не означает, что процесс внесения данных в базы тоже должен быть локализован, а значит, не потребуется, например, формировать штат сотрудников, занимающихся операционным вводом данных, на территории РФ, если сейчас такие сотрудники находятся за рубежом. Дополнительно стоить отметить, что локализация баз данных также не означает, что процесс внесения данных в базы тоже должен быть локализован, а значит, не потребуется, например, формировать штат сотрудников, занимающихся операционным вводом данных, на территории РФ, если сейчас такие сотрудники находятся за рубежом.
Очевидно, что при определении срока хранения документов, которые получили или составили после этой даты, необходимо руководствоваться новым Перечнем Росархива. Но как быть со старыми документами?
Налоговые агенты также обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Это закреплено статьей 24 НК РФ.
Срок хранения отчётности в 2021 году
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу.
Узнайте в нашей статье: сколько хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность, каковы сроки хранения отчетов в ПФР и ФСС, сколько хранить отчеты в статистику и сколько хранить отчетность ИП.
Таким образом, датой составления первичного учетного документа будет являться дата завершения его оформления — фактически это будет дата проставления последней подписи.
Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва.
Рассмотрим сроки хранения другой документации:
- Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
- Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
- Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
- Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
- Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
- Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
- Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
- Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.
Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н был утвержден новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Новый стандарт обязателен нужно будет применять с 1 января 2022 г., но организации могут принять решение о применении данного стандарта до указанного срока.
В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.
Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования.
Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы.
При этом надо не только обеспечить сохранность и неизменность документации, но и иметь возможность быстро найти ее в архиве. Ведь налоговая инспекция может запросить документ в любой момент, а срок на подготовку ответа — всего 10 рабочих дней. Все это возможно обеспечить, если правильно организовать номенклатуру дел, сразу же распределяя всю документацию по видам и срокам хранения.
Штраф за эти нарушения сравнительно небольшой — от 5 до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета и от 200 до 300 тыс. руб. за нарушение законодательства о хранении документов.
Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году
При каких условиях первичные документы (выписки банка, платежные поручения) могут храниться в электронном виде и как в этом случае представлять их для налоговых проверок?
Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными.