Какие произошли изменения в ГОСТ по архивному делу или делопроизводству в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие произошли изменения в ГОСТ по архивному делу или делопроизводству в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
Нюансы исчисления сроков хранения
Традиционно в профессиональном сообществе архивистов основополагающий документ, определяющий архивную технологию в стране, назывался «Основные правила работы». Поэтому далее для удобства используется именно это понятие.
Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов. Номенклатуры дел на 2020 год (до 18.02.2020) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем.
Схемы разработки номенклатуры дел
Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты».
За нарушение срока хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии с НК РФ и КоАП РФ.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
С 12 февраля – новые правила делопроизводства и архивного хранения документов
С момента создания в 1918 году Единого Государственного Архивного Фонда и вплоть до начала 1960-х годов «Основных правил работы» государственных архивов как единого обобщающего документа не существовало.
Электронные документы государственного органа, органа местного самоуправления должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования. Применение информационных технологий во всех сферах судебной деятельности, в том числе в ходе судебного администрирования и ведения судебного делопроизводства, позволяет обеспечивать функционирование судебной ветви государственной власти на современном уровне.
Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел.
Об особенностях применения профессиональных стандартов…Постановление Правительства РФ от 27 июня 2016 г.
Согласно подпункту 23 пункта 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного Приказом Госстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, копия документа — это экземпляр документа, полностью, воспроизводящий информацию подлинника документа.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Договор N 7 от 18.05.2019 представлен не в полном объеме, а именно в составе заявке приложена первая и последняя страница договора. Согласно п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
В таблице 1 соотнесем документы, о которых пойдет речь в статье, с соответствующими делопроизводственными процессами, без которых не обходится деятельность ни одной организации.
Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации .
По этой причине «Основные правила работы» 2002 года так и остались методическим пособием, правда утвержденным коллегией Государственной архивной службы России.
Архивный фонд Российской Федерации: исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Комплексы документов. Схемы разработки номенклатуры дел. Филиалы и представительства. Общественные организации. Включение электронных баз данных. Индексы дел.
ЧТО ИЗУЧИТЬ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА?
Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).
Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 19, а виза — в соответствии с пунктом 20 приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям.
Доступ невозможен
Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, (с Изменением N 1, утвержденным приказом Росстандарта от 14 мая 2018 г.
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Срок хранения документов в 2021 году
Утвердить для добровольного применения национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» с датой введения в действие 1 марта 2014 года взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Можно сказать, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – это скорее теоретический документ, так как в нем содержится информация о целях функционирования системы делопроизводства в любой организации. Здесь нет практических рекомендаций, которые помогали бы понять, что конкретно нужно делать. Зато документ содержит описание образцовой системы делопроизводства, к которой следует стремиться.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.
В Правилах делопроизводства перечислены документы, которые должны существовать в организации и сопровождать процессы документационного обеспечения управления.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы.
Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота.
Отменить ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» с 1 марта 2014 года.