Номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения для отдела кадров
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения для отдела кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.
Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).
Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).
Как и кто определяет сроки хранения документов
Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы необходимо сделать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
Напоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести.
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Приказ № 526 предписывает организациям составлять номенклатуру по установленной форме (приложение № 25 к данному приказу), и при этом на основании номенклатур структурных подразделений (по приложению № 26).
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236).
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей.
А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации.
Дела по номенклатуре кадровой службы, финансового отдела и бухгалтерии, отдела материально-технического обеспечения заводятся и формируются с учетом специфики деятельности этих подразделений.
А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).\n\n\n\nПо общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет.
Дополнительно выделяются технические и административно-хозяйственные приказы. Первые изменяют или уточняют действующие распоряжения, вторые регламентируют эксплуатацию зданий, транспортные вопросы, безопасность и т.д.
Сколько хранить кадровые документы: новые сроки
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
В рамках аудиториума, проведенного ООО «ЮрСпектр», Наталья Евгеньевна Нехай ответила на вопросы участников.
Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.\n\n\n\nТак, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Предлагаем обмениваться актами оказанных услуг за использование ИПС ilex в электронном виде с помощью сервиса podpis.by. Cервис интегрирован в ilex.
Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете.
В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов в 2021 году. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.
Образец составления номенклатуры дел
Компания «Архивариусъ» — оказываем профессиональные услуги по хранению, учету, сканированию архивных документов, систематизации документов организации в Москве.
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.
Очевидно, что при определении срока хранения документов, которые получили или составили после этой даты, необходимо руководствоваться новым Перечнем Росархива. Но как быть со старыми документами?
К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Приказ № 526 можно считать в достаточной мере прогрессивным нормативным актом, поскольку в нем заложены основы учета документов в электронном виде — которые рано или поздно заменят основную часть бумажных.
Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.
К началу года отделу кадров необходимо провести ревизию обязательных приказов компании. Это означает проведение полного анализа распорядительных документов по организации — какие из них надо закрыть, какие переиздать на следующий год.
Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого.
Штрафы за нарушение порядка хранения документов
Скорректируйте раздел о диспансеризации сотрудников старше 40 лет. Теперь работодатели обязаны отпускать их на диспансеризацию ежегодно.
Форма номенклатуры дел включает пять граф:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество дел;
- срок хранения дела;
- примечание.
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась.
Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.
Номенклатуры дел на 2020 год (до 18.02.2020) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем. Напомним, что в соответствии с п. 5 Рекомендаций Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г. сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней.
Сроки хранения налоговых документов
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры.
В номенклатуре по требованиям Минкультуры, таким образом, обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.
Храним документы с учетом новых сроков
Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел.
Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение. С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности.