Ведение кадровых документов в электронном виде: эксперимент 2022 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кадровых документов в электронном виде: эксперимент 2022 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Если по результатам спецоценки условия труда отнесены к 4-му классу опасности, руководитель работодателя обязан выполнить следующие действия, показанные в схеме.
Понятие «кадровый документооборот»
Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.
А как максимум — потратиться на создание собственного программного обеспечения либо на покупку системы ЭКДО у третьего лица.
Как в рамках кадрового ЭДО осуществляется создание, подписание и ознакомление с электронными документами?
Может использоваться усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронные подпись (УКЭП и УНЭП).
Если согласие от человека не получено, то в рамках отношений с ним применяется обычный бумажный документооборот. Согласие не потребуется, если работник будет наниматься после 31.12.2021 года, не имея к тому моменту трудового стажа.
Работодатели также имеют право выбора информационной системы, посредством которой планируется осуществлять электронный кадровый документооборот. Они могут использовать как собственную информационную систему, так и апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭКДО портала «Работа в России».
Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.
В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.
Работодатели-участники эксперимента, которые не желают продолжать использование электронных документов, связанных с работой, вправе вернуться к кадровому документообороту на бумажном носителе в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.
В Законе закреплены результаты эксперимента по использованию ЭКДО, который стартовал в мае 2020 г. и завершился 15 ноября 2021 г. Его целью было определить и создать условия для использования электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовить соответствующие поправки в трудовое законодательство.
К концу эксперимента участникам предстоит подготовить предложения по внесению изменений в российское законодательство в части, регулирующей корректное ведение и хранение кадровых документов в электронном виде.
К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.
Интернет-портал «Российской газеты»(16+) зарегистрирован в Роскомнадзоре 21.06.2012 г. Номер свидетельства ЭЛ № ФС 77 — 50379.
Как пояснил Минфин России, имущественные права не относятся к имуществу, а значит к доходам от их реализации не может применяться фиксированная ставка 13%.
Апробацией электронного кадрового документооборота в России занимались более 350 организаций, в которых заняты свыше двух млн сотрудников.
Участвующие в эксперименте работодатели представляют информацию о результатах проведения эксперимента до 15 августа 2021 г.
Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3. Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Организации, которые хотят вести кадровые документы на бумаге, могут оставить все как есть, и не тратится на создание новой или доработку имеющейся программы учета и кадрового документооборота.
Как стать участником эксперимента?
Если что-то из перечисленного не будет указано, работодателя просто не включат в список участников эксперимента.
Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.
В мае стартовал эксперимент по внедрению в РФ электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Он продлится до 31.03.2021. Если по его окончании власти посчитают эксперимент удавшимся, то ЭКДО может стать обязательным. А пока участие в эксперименте — дело сугубо добровольное и для работодателей, и для работников.
В целях проведения эксперимента Правительство РФ определит перечень работодателей, участвующих в эксперименте, при их согласии.
Журнал «Секретарь-референт» будет следить за экспериментом и информировать о новых документах! Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.
Еще в 2017 году глава государства подписал указ № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Согласно ему основными задачами, поставленными перед российским бизнесом, стали внедрение и усовершенствование электронного документооборота.
Связано это с тем, что граждане РФ, зарегистрированные на Госуслугах, идентифицированы посредством ЕСИА. Поэтому работодатели смогут сэкономить на приобретении электронных подписей для работников.
Эксперимент по электронному ведению кадровых документов
Каждая компания — участница проекта сама определяет виды документов, задействованных в эксперименте, структурные подразделения, участвующие в нем.
Каждый работодатель-участник эксперимента может сам решить, какие документы переводить в электронный вид.
Предусматривается размещение таких документов на портале Госуслуг (если он интегрирован с корпоративной информационной системы) либо в Личном кабинете работника на платформе «Работа в России», если она используется работодателем при «трудовом» ЭДО.
Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).
В каких системах вести электронный документооборот
В ч. 2 статьи говорится о том, что если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий, то виновные лица должны возместить страховщику причиненный ущерб.
Весной государство запустило эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. Принять участие можно добровольно. Порядок проведения эксперимента Минтруд утвердил 28 июня. Расскажем, как подать заявление на участие, какие документы переводить в электронную форму и о чем отчитываться перед чиновниками.
Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:
- УКЭП;
- УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.
У тех, кто будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 нет трудового стажа, получать согласие не нужно.
Как нужно вести электронный документооборот и принимать на работу
Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.
Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу.
В 2017 году при Минтруде России была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота.
У работодателей появилась возможность внедрять в компании кадровый ЭДО. Трудовые договоры можно оформлять в электронном виде, а вот приказы об увольнении — нельзя.
Власти ввели электронный кадровой документооборот.
При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).
Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат и вести в информационной системе без дублирования их на бумаге.
В действующем порядке не конкретизируются виды пособий и есть условие о том, что совместителю выплачивается пособие по одному из последних мест работы по его выбору. Также сейчас при расчете пособия используется средний заработок за расчетный период, без привязки к работодателю.