Служебная записка на командировку образец 2022 бланк
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на командировку образец 2022 бланк». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В служебной записке на командировку нужно указать служебную необходимость, в связи с которой работника надо отправить в командировку, место, а также период командирования.
Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.
Насколько полезной оказалась эта статья?
Торможение решающих для производства вопросов, препятствует развитию общества и экономического благополучия страны в целом. Написание записки может занять всего несколько минут, когда имеется вся информация и образец.
Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.
Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:
- бланков в организации рекомендуют утвердить “побольше” – это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
- шрифты – Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
- межстрочный интервал 1-1,5
- абзац – 1,25 см
- текст выравнивается по ширине
- допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
- гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
На основании служебной записки, согласованной директором компании, отдел кадров готовит приказ о направлении сотрудника в командировку. А на основании подписанного приказа бухгалтерия перечисляет аванс на командировочные расходы на карту сотрудника или выдает наличными.
Составитель документа либо сам сотрудник, либо начальник отдела. Если сам сотрудник, то, как правило, документ согласовывает непосредственный начальник.
Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.
Служебная записка — это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях: 1) когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2) когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях.
Чтобы подтвердить стоимость проезда, работник предъявляет проездные документы — билеты, квитанции, посадочные талоны и т.п.
Служебная записка о направлении в командировку
Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.
В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.
- Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
- Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
- Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
- Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
- Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
- Поставьте дату составления и подпишите ее.
Командировка может быть отменена, например, в связи с болезнью работника, которого планировали направить в деловую поездку. Тогда в служебной записке нужно отразить причину отмены командировки.
В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения». В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях.
Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д.
Такие документы в деятельности ИП не предусмотрены, так как направлять в поездку и отчитываться о ней придется перед самим собой.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
Типовой образец служебной записки на командировочные расходы и о направлении на командировку допускается закрепить в локальных актах компании. Оформляет документ руководитель работника, которого направляют по заданию. По окончании командировки к служебке прикладываются все документальные подтверждения расходов и передвижения. При поездке за границу расходы компенсируются в валюте.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.
Сколько хранить служебные записки о командировках
Весьма важно грамотно заполнить документ, так как от этого будет находиться в зависимости последующая компенсация понесенных затрат. Кроме того, следует принимать во внимание нюансы при заполнении в зависимости от определенных факторов поездки.
Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.
В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Докладная (служебная) записка относится к внутренним документам организации составляется на белых листах бумаги.
Если работник или его начальник считают необходимой работу в другой местности, составляется служебная записка на командировку. Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.
Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее?
По нему сотрудник направляется для исполнения служебных обязанностей за пределы компании, получает аванс, компенсирует расходы, отчитывается о результатах поездки.
С одной стороны руководитель мог бы издать второй приказ, в котором были бы утверждены новые сроки нахождения в командировке и способ проезда. Но это значительно усложняет ситуацию, ведь вместо приказа могла использоваться докладная записка. Сотруднику достаточно описать в ней все обстоятельства и прикрепить необходимые документы. Тогда руководителю останется лишь завизировать расходы.
Или же данную служебку подает непосредственный руководитель командируемого сотрудника. Обязательной формы СЗ не установлено. В конкретной фирме может быть утверждена своя форма служебки на командировку.
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного.
Служебная записка о направлении в командировку: образец 2022 года
При поездке на личном авто работодатель обязан возместить расходы на топливо, так как они включаются в транспортные расходы по проезду до места направления и обратно.
Сотрудник должен был отправиться в командировку на семинар на поезде в другой город. Там он планировал проживать в гостинице в течение четырех дней и вернуться на работу. Однако обстоятельства сложились иначе, и ему пришлось отправиться в командировку на личном автомобиле, а вместо гостиницы арендовать квартиру посуточно.
В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например. Помимо этого бывают расходы на оплату пошлин, оформление страховок или покупку тех или иных материалов.
Как оформить служебную записку на командировку
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
Бесплатный образец служебной записки в отдельном блоке специально подготовлен нашими специалистами и доступен для свободного скачивания.
Путевой лист и иные документы, подтверждающие служебные расходы, представлены вместе с авансовым отчетом в качестве приложений к нему. На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации прошу возместить служебные расходы, связанные с использованием моего личного автотранспорта.
Последующий пункт – приложения. В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.
Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.
В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом.