Как правильно оформить командировочные расходы в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить командировочные расходы в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Отдельного внимания заслуживают взносы на травматизм, потому что на низ действуют свои собственные правила. Лимита по страхования от травматизма не предусмотрено – статья Налогового кодекса говорит о том, что их нельзя облагать никаким налогами, но не подлежит взносам та сумма, которая закреплена локальным правовым актом руководителя предприятия.
Как оформить командировочные расходы в 2022 году
Для отправки сотрудника в поездку необходимо письменное решение работодателя (п. 3 положения). Как было указано выше, работодатель может дополнительно выписать командировочное удостоверение.
Ранее оплата найма жилья в указанном случае производилась только посредством выданной корпоративной дебетовой карточки. Иначе возмещение таких расходов не осуществлялось.
Такая ситуация привела к необходимости постоянных обращений к Минфину России для разъяснения вопросов о том, можно ли учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль те или иные командировочные расходы.
Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
В любом случае – все расходы нужно подтверждать, потому что только при таком уровне можно рассчитывать на то, что они будут возмещаться.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
Исключение сделано для проезда сотрудника, направленного в командировку сразу по окончанию отпуска. Учет таких расходов не противоречит положениям п.12 ст. 264 НК РФ.
Пошаговая инструкция для оформления командировки в 2022 году
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.). В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Поэтому бухгалтеру придется изучать не только положения НК РФ, но и достаточно большое количество писем Минфина России по этой теме. И уточнять, насколько расходы, определенные в локальном нормативном акте о командировках, соответствуют критериям их принятия к налоговому учету.
В таком случае все расходы на поездку и проживание в г. Москве могут быть учтены в налоговой базе по налогу на прибыль как командировочные расходы в день утверждения авансового отчета по этой поездке.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
Что касается расходов на оформление визы (государственная пошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, способствующих оформлению документов) и возможных сопутствующих расходов (СМС-информирование и пр.), то они также могут быть включены в состав налоговых расходов, но уже на дату утверждения авансового отчета по командировке, для которой эта виза оформлялась.
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс.
Ранее возмещение расходов по найму жилья таким лицам осуществлялось по фактическим расходам на основании подтверждающих документов в том случае, когда эти расходы превышали размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176.
Командировка – это поездка по делам работодателя, в ходе которой сотрудник должен выполнить поставленные перед ним задачи. В это время за работником сохраняется место и средний заработок.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
С 13 по 16 октября 2020 г. работник был направлен в командировку в г. Самару (Российская Федерация). Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 13 и 16 октября 2020 г.
Отдельно выделим работников-инвалидов. Направить их в служебные командировки допускается также только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья.
Итак, самое главное — это обосновать расходы. Так как налоговики именно к расходам могут предъявить много вопросов и тщательно проверяют их необходимость и обоснованность.
В целом, установленный лимит все-таки существует в том случае если речь идет о бюджетных организациях. Максимум – 100 рублей в день, если речь идет о том, что командировка будет по России. И больше нужно будет заплатить если размер командировочных в том случае если планируется поездка за границу. Нормы устарели уже довольно давно и требуют пересмотра, но пока это просто домыслы.
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
Казалось бы, тема командировок изучена уже вдоль и поперек. Но нет, на практике продолжают всплывать вопросы, на которые нет однозначных ответов.
При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России.
В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.
Их следует просто выдать работнику.\n\n\n\nВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы.
Командировочные расходы лиц, работающих в организации по договорам гражданско-правового характера, включать в состав прочих расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, нельзя.
Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы.
Аналогично этому нельзя признать налоговым расходом стоимость проезда к месту командировки, если сначала сотрудник будет проводить там отпуск, а уже по окончании отпуска приступит к выполнению командировочных обязанностей.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны.
Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним
Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?\n\n\n\nВ Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов.
И в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.12 № 4357/12 (см. «ВАС: выплаты взамен суточных по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ»).\n\n\nПорядок выплаты командировочных и отчетность по ним\n\n\nДеньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту.
Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.
Направленному в командировку штатному сотруднику, необходимо возместить:
- стоимость проезда до места и обратно;
- стоимость жилья в месте пребывания по работе;
- суточные или дополнительные расходы, что могут быть связанными с проживанием вне постоянного местожительства;
- прочие расходы, что возникают по ходу командировки, но согласованные с руководителем компании.
Конкретный размер возмещения устанавливается нанимателем в ЛПА (например, в положении о командировках) (часть третья п. 15 и часть третья п. 16 Положения № 176).
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Единственное, что можно посоветовать в этой ситуации, так это устанавливать сумму вознаграждения исполнителю при заключении ГПД так, чтобы в нее включались все его накладные расходы, в частности и на командировки (пусть и в условной сумме). Таким образом, не выделяя командировочные затраты отдельно от суммы вознаграждения, их можно будет учесть в налоговых расходах.