ГОСТ по кадровому делопроизводству в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ГОСТ по кадровому делопроизводству в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.
Новая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Порядок перехода на электронные документы по кадрам и уведомление сотрудников.
Понятие «кадровый документооборот»
Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота.
Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.
До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК).
2. За передачу неверных сведений в ФСС РФ начнут штрафовать
Новая редакция раздела Х ТК РФ, который касается охраны труда, вступает в силу с 01.03.2022. Большинство изменений направлены на обеспечение безопасности рабочих мест и привлечение работников к реализации положений об охране труда. Выделим наиболее интересные новшества.
Поправки позволяют создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Так:
- соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
- работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью и иметь быстрый доступ к необходимой документации.
К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор из документов в кадровом делопроизводстве: использовать унифицированные формы или разработать собственные бланки.
Текущий год можно без преувеличения назвать прорывным с точки зрения развития электронного кадрового документооборота. Во-первых, с 1 января работодатели формируют в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, которые заменят привычные бумажные трудовые книжки для работников, в письменной форме отказавшихся от их ведения.
Каждого работника нужно уведомить о переходе на электронный документооборот и получить от него письменное согласие.
Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Утвердили новый Порядок прохождения профессионального отбора и профессионального обучения водителей.
Дело в том, что именно с 2022 года становятся обязательными к применению некоторые стандарты бухучета. Какие стандарты вступают в силу? Какие коррективы учета следует указать в учетной политике фирмы?
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:
- коллективным договором;
- положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
- правилами работы с архивом;
- документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Не перепутайте штатные расстановки со штатными расписаниями (штатные расписания хранятся постоянно, ст. 71 Перечня). Отличие: в штатных расстановках конкретно указываются Ф. И.
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
Это касается и бумажных документов, и электронных. Нельзя переводить документы на бумажном носителе в электронный вид для дальнейшего удобного хранения и уничтожать после этого бумажные копии.
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
Общий порядок написания даты не изменился — день, месяц год. Как и прежде, указывать дату можно разными способами: арабскими цифрами через точку (03.07.2017) или словесно-цифровым способом (3 июля 2017 г.). Обратите внимание, старый стандарт обязывал день обозначать двумя цифрами, новый — допускает в словесно-цифровом варианте не ставить начальную цифру «0».
Тут сразу несколько изменений. Во-первых, унифицирован порядок написания ФИО. Если раньше при обращении к физическому лицу сначала надо было ставить фамилию и затем инициалы, а к должностному — наоборот, то сейчас в любом случае сначала ставьте фамилию, затем инициалы. Должность адресата и фамилия ставятся в дательном падеже.
Согласно стандарту — это движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения.
При приеме на работу новых сотрудников работодатель обязан сообщать им о проведении в организации эксперимента, знакомить с соответствующими локальными нормативными актами и уведомлять об их праве самостоятельно решить, будут они участвовать в эксперименте или нет.
В ч. 2 статьи говорится о том, что если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий, то виновные лица должны возместить страховщику причиненный ущерб.
СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДОКУМЕНТЫ ИСХОДЯ ИЗ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
В действующем порядке не конкретизируются виды пособий и есть условие о том, что совместителю выплачивается пособие по одному из последних мест работы по его выбору. Также сейчас при расчете пособия используется средний заработок за расчетный период, без привязки к работодателю.
Причина изменения учетной политики — ПБУ в новой редакции. Вернее, отмена некоторых ПБУ и введение в действие новых стандартов с 2022 года.
В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании.
Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.
Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.
Кадровикам в 2021 году придётся столкнуться с изменениями в Трудовом, Налоговом кодексах, порядке сдаче отчётности и документирования трудовых отношения.
С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.
5. Изменятся правила оплаты допотпуска при травме или профзаболевании
Учетная политика (УП) бывает для целей бухучета или для целей расчета налогов. Это два совершенно разных документа. В этой статье мы сосредоточим свое внимание на бухгалтерской УП, так как именно в этой учетной политике в 2022 году изменения ожидаются глобальные.
Более 20 лет мы помогаем нашим клиентам сокращать затраты и внедрять эффективные подходы к управлению документами.
Интересно, кстати, что срок выдачи трудовой книжки работнику в связи с прекращением ее ведения Законом № 439-ФЗ не определен. Для исправления бумажных документов используйте ручку, зачеркнув неправильные сведения и написав сверху правильные. Обязательно укажите «Исправлено», подписи ответственных должностных лиц и дату исправления.
Как перейти на электронный кадровый документооборот
В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.
Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет.
При определении среднесписочной численности работников не учитываются:
- работники, занятые в филиалах и представительствах, расположенных в других регионах;
- работники, условия труда на рабочих местах которых отнесены к вредным и/или опасным.
Почему все меняют УП в 2022 году
Создать информационную систему для формирования, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, или донастроить под эти цели уже используемую организацией информационную систему, а также обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя и системы «Работа в России».
Вовремя нужно не только восстанавливать документы, но и уничтожать их. Если срок хранения документов подошел к концу, не нужно оставлять их «на всякий случай».
УП утверждается один раз не позднее 90 дней с даты создания субъекта и применяется планомерно из года в год. Утверждать ее заново каждый год не надо.