Электронные трудовые книжки с 2022 года что делать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные трудовые книжки с 2022 года что делать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.
После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения).
Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.
Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании. Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях.
Особенности получения сведений
В новую электронную трудовую книгу будут вноситься только данные с 2022-го года. Все сведения, имевшиеся до этого периода, останутся в прежних бумажных документах, которые придётся сохранять.
Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД.
Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой.
Законодательство об электронных трудовых книжках начало действовать с начала 2020 года, и теперь учет трудовой деятельности ведется по-новому. На протяжении всего года происходил плавный переход с бумажного формата на цифровой.
Электронные книжки: суть понятия и законодательная база
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить.
Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.
Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.
В этом году форма СЗВ-ТД должна была сдаваться раз в месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако, опять же из-за пандемии, правила изменили.
По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.
В этом году форма СЗВ-ТД должна была сдаваться раз в месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако, опять же из-за пандемии, правила изменили.
Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.
В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.
В электронные ТК включили полные сведения о стаже из бумажных
Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника – только выписку из неё из базы данных ПФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
Также может потребоваться скорректировать иные документы. В случае, если на предприятии действует профсоюз, изменения необходимо согласовать с ним.
В электронной книжке будут иметься практически все те же сведения, которые фиксировались в обычных бумажных книгах.
Чем ЭТК отличается от бумажной версии
Внедрение нового формата регламентируется на законодательном уровне, и федеральный закон под номером ФЗ-439 уже принят, так что приказ о переходе есть и вступил в юридическую силу. Согласно изменённому законодательству, в Трудовой кодекс вносятся некоторые корректировки, затрагивающие порядок формирования информации об осуществлении гражданином трудовой деятельности (изменяется статья 66.1 ТК).
Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД.
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.
Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
Поясним, для тех, кто возможно еще не в теме — с 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК), а для работодателя еще и новые отчеты, плюс бонусом дополнительные кадровые документы.
Сегодня же всем понятно, что электронные трудовые книжки в РФ ведет Пенсионный фонд, а работодатели лишь подают в ПФР с определенной периодичностью сведения о кадровых передвижениях в своих организациях.
Компания приняла Андрея Иванова на должность системного администратора в феврале 2018 года. В марте 2020 года его перевели на должность начальника отдела.
В состав минимальной заработной платы не включается оплата сверхурочной работы, работы в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни.
С 1 января 2021 года временный порядок станет постоянным — о каждом кадровом событии необходимо будет сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.
Трудовая книжка — документ, подтверждающий сведения о месте работы и занимаемых должностях. Хранить этот документ следует довольно щепетильно. Желательно в сейфе.
Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
До конца 2022-го каждый сотрудник штата организации составляет заявление: либо о сохранении бумажного носителя, либо о переходе на другой формат. Если выбран последний вариант, тога работодатель выдаёт на руки работнику его трудовую и более не принимает. В ином случае документ остаётся у руководства и выдаётся только при увольнении для последующего предоставления в иную организацию.
Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.
Кроме формы СЗВ-ТД появился и еще один новый документ — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» или СТД-Р.