Обязательные документы по кадрам в организации в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы по кадрам в организации в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.
На основании Приказа Минтруда от 13.05.2021 г. № 313y внесены поправки, которые будут действовать с 1 марта 2022 года по 1 марта 2028 года.
Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило.
Работникам не нужно каждый год писать заявление на предоставление стандартных вычетов на себя, детей и студентов.
На основании Приказа Минтруда от 17.09.2020 г. № 618н утверждена новая редакция бланка отчетной формы СТД-ПФР, в которой отражаются сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационной системы ПФР. Согласно корректировкам, в документ можно вносить информацию о периодах до 2020 года.
Если сотрудник будет впервые устраиваться на работу в 2022 году, на него трудовую книжку нужно вести только в электронном формате.
Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде.
Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.
1. Все больничные станут электронными
Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников.
Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства). Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора.
В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.\n\n\n\n\nВажно\n\n\n\n\nПереход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок.
Электронный сертификат Контур.Школы, подтверждающий профессиональные знания по теме вебинара, высылается вам после успешного прохождения тестирования. На выполнение теста отводится 3 попытки по 45 минут.
Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.
Согласие в общем случае нужно. Если согласие не получено, то в рамках отношений с сотрудником применяется бумажный документооборот. Согласие не нужно, если сотрудник без трудового стажа принимается на работу после 31.12.2021.
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
Согласие в общем случае нужно. Если согласие не получено, то в рамках отношений с сотрудником применяется бумажный документооборот. Согласие не нужно, если сотрудник без трудового стажа принимается на работу после 31.12.2021.
Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями.
Если у принимаемого на работу новичка, будет в наличии ранее полученная им усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), он может с ее помощью подписать все документы в нового работодателя.
В новой статье 22.1 ТК РФ четко говорится, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Но, этот абзац вступает в силу только с 1 марта 2023 года.
До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК).
Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда.
Но работодателям тоже полезно знать об этом нововведении, т. к. исполнительные листы очень часто попадают им в руки.
В 2021 году изменения были связаны с вступлением в действие закона об удаленной работе, корректировками по отчетной форме СЗВ-ТД и электронным трудовым книжкам. До 15 ноября продлили период эксперимента по внедрению кадрового ЭДО.
Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв.
Каждый работник в срок, установленный соответствующим ЛНА, уведомляется о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, как и о праве дать согласие на такой ЭДО.
Подписание кадровых документов
А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать.
Раньше было установлено, что в электронной трудовой книжке информация о трудовом стаже указывается только с 2020 года. Но в 2021 году внесли изменения — если работник захочет, информация в электронной трудовой будет внесена и за все предыдущие периоды.
Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом.
7. Уточнен порядок квотирования рабочих мест для инвалидов
При этом, документы, которые вы раньше оформляли по утвержденным формам, придется оформлять так и дальше.
Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите.
При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель.
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями.
Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять.
Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах.
Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.
Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО
Как быть, если работодатель участвовал в проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой?
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты.
Отдельные факты хозяйственной жизни можно оформлять не при их совершении, а с определенной периодичностью. Например, за сутки, неделю, месяц, квартал.